Wie schon im letzten Beitrag sprechen wir heute über unsere Freunde vom Finanzamt. In mehr oder weniger regelmäßigen Abständen führt das Finanzamt bei Unternehmen eine Steuerprüfung durch. Diese sind Unterteilt nach Steuerarten. Umsatz-, Körperschafts-, Gewerbe- und Lohnsteuerprüfungen habe ich persönlich bereits erlebt.
Disclaimer
Ich beschränke mich hier auf die Prüfungen, die ich selbst erlebt habe. Es gibt andere, doch ich vermittle hier Praxiswissen statt theoretischer Ansätze. Disclaimer: Ich bin Unternehmer, kein Steuerberater oder Rechtsanwalt. Ich teile meine Erfahrungen mit. Es handelt sich nicht um Rechts- oder Steuerberatung.
Steuerprüfung auf Anlass
An der Stelle sollte ich noch erwähnen, dass Steuerprüfungen auch auf Anforderung oder Verdacht ausgeführt werden können. Die Hintergründe, warum eine Steuerprüfung durchgeführt wird, können zwar meines Erachtens erfragt werden, man muss diese aber nicht erfahren.
Das Vorgehen bei der Steuerprüfung
Wenn das Finanzamt eine Steuerprüfung veranlasst, werden Sie in der Regel per Post in Kenntnis gesetzt. Zudem kann ein Telefonanruf erfolgen um einen Termin zu vereinbaren. Bei mir war das so. Dies hat den Vorteil, dass Sie zumindest grundlegende Kontrolle über die zeitliche Terminierung haben. Brisant ist es deshalb, weil jemand mit Wissen über die Buchhaltungsangelegenheiten anwesend sein muss.
Steuerprüfung lieber beim Steuerberater
Aus eigener Erfahrung möchte ich an der Stelle erwähnen, dass es wesentlich entspannter ist, eine Steuerprüfung beim Steuerberater durchführen zu lassen. Insbesondere Kleinstunternehmen oder Ein-Mann- oder Ein-Frau-Unternehmen begeben sich in Gefahr wenn sie alleine mit den Prüfern interagieren. Vertrauen Sie mir da.
Steuerprüfer suchen nach Fehlern
„Wieso soll ich nicht alleine mit dem Steuerprüfer sprechen?“ höre ich Sie jetzt fragen. Dazu muss ich eine unbelegte Meinung kundtun: Steuerprüfer suchen nach Fehlern. Es geht das Gerücht um, dass SteuerprüferInnen zumindest rudimentäre Vorgaben haben, wie viele Nachzahlungen sie „aufdecken“ sollen. Das ist wie gesagt nicht belegt, aber alle UnternehmerInnen mit denen ich über dieses Thema gesprochen habe, bestätigten mir den Verdacht anhand des Verhaltens der Prüfer.
Der Ablauf einer Steuerprüfung im Betrieb
Kommt einE SteuerprüferIn in Ihr Unternehmen, ist der Umgang erstmal respektvoll und wertschätzend. Ich gehe später noch auf die Hintergründe ein. Es wird dann darum gebeten, eineN AnsprechpartnerIn zu benennen und die Buchhaltungsunterlagen zugänglich zu machen.
Nachdem die Unterlagen grob überblickt und in ein Programm eingelesen wurden, geht der Prüfer oder die Prüferin über die Plausibilität der Daten. Hier können – je nach Zustand der Unterlagen – erste Rückfragen auftauchen. Ab hier ist Vorsicht geboten! Dazu im Absatz „Strategie“ mehr.
Ergeben sich keine Unklarheiten, notiert sich der Steuerprüfer die Details und Ihre Antworten. Sie werden in der Regel für den Moment entlassen und können zu Ihrem Tagesgeschäft zurückkehren.
Es kann – und wird wahrscheinlich – noch zu mehreren dieser Interaktionen kommen und immer wieder werden Fragen gestellt und sinnvollerweise auch beantwortet.
Mit der Zeit werden eventuelle weitere Unterlagen angefordert, um ein detaillierteres oder stimmigeres Bild für den Steuerprüfer zu generieren. Sie sind verpflichtet, diese zu liefern.
In meinem Fall war das ganze ein zweitägiges Unterfangen und endete mit einigen Rückfragen und einem Abschlussgespräch. Hierbei ist mir aber aufgefallen, dass der respektvolle und verständnisvolle Umgang täuschen kann.
Vertrauen ist Gefährlich
Am Ende hat zumindest für mich ein deutliches Umschwenken von „machen Sie sich keine Sorgen. Wenn alles soweit sauber ist, haben Sie nichts zu befürchten.“ zu „das könnte natürlich so sein, wie Sie gesagt haben aber ich muss da schon genau sein. Wenn Sie das nicht beweisen können, gehe ich vom Gegenteil aus.“
Sie können sich also vorstellen, dass ich eine sehr deutliche Meinung zu diesem Thema habe. Es geht aber bei diesem Beitrag darum, Sie vor den gleichen Problemen zu bewahren.
Lösungsansatz
Wenn UnternehmerInnen meine Hilfe beanspruchen, geht es meist um „wie macht man das?“ oder „hier ist mein Problem“. Wenn Sie also eine Steuerprüfung vor sich haben oder sich einfach vorbereiten möchten, lesen Sie weiter. Doch nicht vergessen: Ich bin weder Anwalt noch Steuerberater. Dieser Text ersetzt keine ordentliche Beratung.
Bitte beauftragen Sie eineN SteuerberaterIn
Im Vorhinein kann ich Ihnen nur raten: Wenn Sie keine eigene Buchhaltungsabteilung inklusive Verantwortlichem haben (BilanzbuchhalterIn z.B.) geben Sie bitte Ihre Buchhaltung an einen Steuerberater. Besonders wenn Sie eine Größe haben, in der Sie bilanzieren müssen und komplizierte Themen haben wie Löhne, Fahrzeuge, Spesen und dergleichen. Dann sparen Sie sich das Problem gleich komplett.
Gute Vorbereitung
Sollten Sie aber in der Lage sein, in der ich war und die Buchhaltung für Ihr Unternehmen selbst machen, hilft es folgende Schritte zu befolgen:
- Wenn Sie ein Spesenkonto haben, führen Sie einen Kalender!
- Dienstfahrzeuge nur mit automatischem (anerkanntem) Fahrtenbuch.
- Als Gesellschafter-Geschäftsführer: Alle Verträge und Beschlüsse separat, sicher und zugänglich aufbewahren
- Eingangsrechnungen, Löhne, Verträge und weitere Unterlagen sicher und zugänglich aufbewahren
Das sind nur die wichtigsten Schritte, die mir Ad-Hoc auffallen. Im Einzelfall müsste man sich Ihre Unternehmensstruktur ansehen, um die notwendigen Unterlagen für eine solche Prüfung zusammenzustellen.
Wenn der Prüfer im Haus ist
Wenn also der/die Prüfer vor Ort sind, möchte ich Ihnen folgende Schritte empfehlen:
- Freundlicher, zuvorkommender Empfang
- Mitarbeitende außerhalb der Buchhaltung UNBEDINGT fernhalten.
- Wenn möglich, einen separaten Ansprechpartner benennen, der nicht Sie als UnternehmerIn sind.
- Wenn Sie der Ansprechpartner oder die Ansprechpartnerin sind: Nicht die ganze Zeit verfügbar sein! Planen Sie Ihren Tag so, dass Sie nur zu speziellen Zeiten ansprechbar sind. Ansonsten riskieren Sie, sich zu verplappern
- Halten Sie die Deckung oben! Trotz der freundlichen Ansprache: Lassen Sie sich nicht hinreißen, mehr zu erzählen als Sie müssen. Das kann Ihnen zum Nachteil ausgelegt werden.
- Falls Sie Fragen gestellt bekommen, die Sie nicht beantworten können oder wollen, entschuldigen Sie sich und sprechen Sie mit einem Anwalt, den Sie vorher in Alarmbereitschaft gesetzt haben.
- Fordert jemand Unterlagen von Ihnen an, die Sie (gerade) nicht haben, bieten Sie an, diese nachzureichen. Ist dies nicht möglich, bieten Sie an, diese suchen zu gehen. Das kann durchaus einen Moment dauern.
- Wenn es zu einer Nachzahlung oder sogar zu weiteren Konsequenzen kommt, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater und Ihrem Anwalt. Nicht alle Zahlungen oder Konsequenzen müssen Sie einfach hinnehmen.
Das muss der längste Eintrag in meinem Blog bisher gewesen sein. Ich hoffe ich konnte Ihnen etwas die Sorgen vor Steuerprüfungen nehmen. Dennoch hoffe ich, dass Sie entsprechend sensibilisiert sind um keine Flüchtigkeitsfehler zu machen.
Falls Sie weitere Fragen haben, sprechen Sie mich jetzt an!