Wenn Sie schon meinen Artikel über Dienstleister im Allgemeinen gelesen haben, werden Sie eine grobe Vorstellung davon haben, was Sie hier erwartet. Da ich selbst in der IT tätig bin, werden Sie aber einige technische Details kennenlernen, die Ihnen zeigen, wie Sie speziell IT-Dienstleister finden.
Wie immer, geht es jetzt erstmal um die Risiken ohne und mit schlechten IT-Dienstleistern.
Risiken ohne IT-Dienstleister
Wenn Sie Gründer:in sind, haben Sie vermutlich noch eine sehr überschaubare IT-Infrastruktur und können sich vielleicht nicht vorstellen, dass Sie einen IT-Dienstleister brauchen. Das kann durchaus stimmen! Zumindest im Moment. Wie in allen Bereichen bin ich aber ein Freund der Vorbereitung. Also bleiben Sie bei mir.
Wenn Ihr Unternehmen (schnell) wächst oder Sie schon eine etwas komplexere IT-Infrastruktur haben, werden Ihnen einige Themen vielleicht schon untergekommen sein: Virenschutz, Netzwerkeinrichtung, Backup, Benutzer hinzufügen, Server, Softwarelizenzen, Störungen, etc.
In allen diesen Fällen können Sie – gutes Grundlagenwissen vorausgesetzt – noch vieles alleine meistern. Doch dabei gibt es zwei essenzielle Risiken: Wartungsstau und Unvorhergesehenes.
Wartungsstau
Als Wartungsstau bezeichnet man bei Maschinen, Anlagen und auch Autos die sukzessive Vernachlässigung oder Aufschiebung von Wartungsarbeiten. Als Gründer habe ich mich dieser Arbeiten regelmäßig schuldig gemacht. Es kann über lange Zeit alles gut gehen. Ähnlich wie Fahrrad fahren ohne Helm, Auto fahren ohne Sicherheitsgurt oder Schwarzarbeit. Doch statistisch betrachtet wird der Tag X auf jeden Fall kommen. Ein bisschen ist das vergleichbar mit russisch Roulette mit einer gigantischen Revolvertrommel. Die Chance ist gering, aber sie ist nicht null und im Zweifel stehen Sie da.
Unvorhergesehenes
Im Unterschied zum Wartungsstau, wo Sie quasi auf die Katastrophe hinarbeiten, ist unvorhergesehenes tatsächlich unvorhergesehen. Sie oder ein:e Mitarbeiter:in öffnet eine verseuchte Email, klickt einen Link, schüttet Kaffee über den Laptop oder die Festplatte gibt viel zu früh den Geist auf.
Sie können natürlich diese und andere Risiken minimieren, indem Sie (wie ich) enorme Kenntnisse in der IT anhäufen und penibel alle Wartungsarbeiten durchführen. Um das unweigerlich folgende Platzen dieser Traumblase zu verstärken könnten Sie auch noch IT studieren, nur um Ihre IT sauber zu halten. Wo ist da das Problem? Ganz einfach!
Opportunitätskosten ohne IT-Dienstleister
Obwohl ich nicht BWL studiert habe, ist eins meiner Lieblingstools die „Make-or-buy-Analyse“. Während Sie nämlich als Unternehmer:in in der IT rumfuhrwerken, kosten Sie das Unternehmen nicht nur Ihren Lohn für die investierte Zeit, sondern eben auch den entgangenen erzeugbaren Umsatz.
Natürlich! Sie können jetzt sagen „aber ich mache das in meiner Freizeit!“ oder „das ist mein Hobby!“ Been there, done that! Ich war in exakt der gleichen Situation. Ich habe sogar ein eigenes CRM Programm entwickelt, eingesetzt und vertreibe dies nun. Letzteres ist aber die absolute Ausnahme. Bei den anderen beiden habe ich ganz einfache aber schlagkräftige Argumente:
Ihre Freizeit erzeugt Ihre Arbeitsfähigkeit
Als Gründer:in wird dies potenziell völliger Käse für Sie sein. Doch bleiben Sie bei mir. Als ich mich vor sechs Jahren selbstständig gemacht habe, habe ich 16 Stunden am Tag gearbeitet. Morgens akquiriert, mittags Aufträge bearbeitet, Abends programmiert, administriert und so weiter. Das läuft zur not über Jahre gut. Aber wie bei Wartungsstau, kommt das bittere Erwachen irgendwann. Stress häuft sich an, Wartung leidet, Fehler häufen sich, etc. Und dann noch die größte Keule: Was, wenn Sie etwas erleben, das Sie nicht mehr vergessen können? Die darauf folgenden Monate oder sogar Jahre können Ihr Unternehmen vernichten.
Warum die Hobby IT-Abteilung Käse ist:
- Wartungsstau droht
- Unvorhergesehene Katastrophen können Sie lahmlegen
- Die IT Welt dreht sich unglaublich schnell. Schuster, bleib bei deinen Leisten
- Freizeit erzeugt Ihre Arbeitskraft
- Wenn Sie warten, bis Ihre Energie nachlässt, wählen Sie schlecht und unter Druck aus
Lösungsansatz
Ich bin bewusst nicht darauf eingegangen, was die Risiken schlechter IT-Dienstleister sind, da Sie sonst nie zum Lösungsansatz gekommen wären und diese sind quasi eine Mischung aus „schlechte Lieferanten“ und „Risiken ohne IT Dienstleister“. Ich beschreibe dennoch die Strategien zur Vermeidung schlechter IT-Dienstleister.
Wenn Sie beginnen, Ihren Betrieb auszubauen (eigentlich alles oberhalb eines Arbeitsplatzes) sollten Sie sich direkt auf die Suche nach einem kompetenten IT-Dienstleister machen. Klar: Wenn Sie alleine bleiben und unglaubliche Automatisierung vornehmen wollen, sollten Sie ebenfalls Dienstleister in Anspruch nehmen.
Wie wähle ich einen IT-Dienstleister aus?
Hier fangen wir mit den üblichen Geboten für die Auswahl eines Dienstleisters an.
Betriebsgröße
Der Betrieb sollte grob Ihrer Betriebsgröße entsprechen. So haben Sie relatives Verständnis für einander und können ggf. gemeinsam wachsen. Die Wertschätzung eines kleinen Unternehmens ist mitunter eine ganz besondere.
Lokale Erreichbarkeit der IT-Dienstleister
In Zeiten der COVID19-Pandemie und danach wird es wahrscheinlich nicht unbedingt zu häufigen Vor-Ort-Terminen kommen. Dennoch ist IT eben auch Hardware. Diese kann man verschicken, doch installieren müssten Sie diese dann selbst, was stets nur eine Option von mehreren sein sollte. Ich bin kein Freund von unnötiger Komplexität, also kommen Fremdfirmen als Mittler für mich nicht infrage.
Erfahrung in Ihrer Branche
Je nachdem, wie komplex Ihr Unternehmen, Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt sind, sollten Dienstleister grundsätzlich verstehen, was es heißt, Ihren Job zu machen. Natürlich sind dem ganzen Grenzen gesetzt, wenn man nicht in Ihrem Betrieb oder Ihrer Branche gearbeitet hat aber Sie verstehen schon.
Referenzen/Bewertungen
In Zeiten des Internets sollten Sie selbstverständlich nach aussagekräftigen Bewertungen schauen. Leider hat sich in den letzten Jahren ein Trend zur Fälschung ebensolcher entwickelt. Deshalb sollten Sie auf Besonderheiten achten. Unglaublich viele Bewertungen sind bei jungen Unternehmen nicht nur unwahrscheinlich. Sie sind ein recht deutliches Anzeichen für Fälschung. Wenn Sie über diesen faulen Trick hinwegsehen möchten, sollten Sie das trotzdem ansprechen und erst recht Referenzen verlangen. Gibt es diese nicht, rückt man diese nur ungern raus oder klingen sie sehr unkritisch und haben einen Vertriebstouch: Finger weg!
Das waren die wichtigsten allgemeinen Kriterien für Lieferanten. Hier die wichtigsten im IT-Bereich:
Keine Produktspezialisierung
Für einen riesigen Konzern mag es Sinn machen, einen Spezialisten für SAP zu haben. Für KMUs ist es aber in der Regel von Nachteil, wenn der Dienstleister nur Hard- oder Software, Sicherheitsthemen oder dergleichen betreut. Auch wenn die IT-Anforderungen an KMU seit Corona steigen, ist es dennoch ein kleiner aber bedeutender Teil des Unternehmens.
Keine White-Label-Produkte
Mein persönlicher Lieblingsabschnitt! Wie in meinem Post zu gemanagten Routern kann ich Ihnen nur dringend davon abraten, White-Label-Produkte zu akzeptieren. Sie sollten außerdem sehr kritisch mit Dienstleistern sein, die Ihnen solche anbieten. Was sind White-Label-Produkte? Ganz einfach: Das sind Produkte, die generisch und ohne Marke hergestellt werden und unterlizensiert und Vertrieben werden. Um Beispiel ein VPN-Tool, dass von einem Hersteller produziert wird, dann eingekauft, mit einem Logo versehen und weiterverkauft wird. Ich persönlich empfinde es als Betrug, das eigene Logo auf fremde Ware draufzuklatschen ohne das deutlich zu machen. Das Logo unterstellt in meinen Augen Herstellerwissen am Produkt, welches eindeutig nicht vorliegt.
So! Wir haben es geschafft. Natürlich gibt es noch unglaublich viele Dinge, die man beleuchten könnte, doch Sie sollen ja keinen Bachelor machen, sondern ein paar kritische Fehler vermeiden.
Ich hoffe Sie hatten Spaß beim Lesen. Wenn Sie noch Fragen haben, sprechen Sie mich jetzt an!